Chi siamo

Poligrafica S. Faustino è stata fondata da Adolfo Frigoli nel 1957 a Chiari, in provincia di Brescia. Alla fine degli anni '70 si presentava come una solida tipografia tradizionale che operava in ambito locale.

Da allora è iniziata la crescita che ci ha portati ad essere tra le più importanti realtà europee del settore. Macchine d'avanguardia, le tecnologie più sofisticate, una grande organizzazione. Lavori speciali. Prodotti unici.

Tutto ciò è stato reso possibile da scelte vincenti e in anticipo sui tempi.

La quotazione alla Borsa di Milano, ottenuta nel 1999, ha aggiunto solidità, risorse e prestigio, valori necessari per realizzare numerosi progetti di sviluppo aziendale.

Sostitutiva

Conservazione sostitutiva

Le normative vigenti impongono la conservazione di migliaia di documenti. Anche l'azienda più piccola è costretta a predisporre scaffali, armadi e intere stanze per questi ultimi. Questo comporta uno spreco enorme di risorse: da una parte di carta, dall'altra di spazi che potrebbero avere altri tipi di funzione.

Grazie alle regole tecniche del Cnipa (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) e ai decreti dei Ministeri dell'Economia e delle Finanze e Lavoro è ora possibile - e perfettamente legale - trasformare in formato digitale (quindi su supporto ottico quale ad esempio il cd) tutta la documentazione aziendale.

Grazie alle norme che regolano la conservazione sostitutiva è finalmente possibile dematerializzare tutta la propria documentazione cartacea!

Cosa si intende per conservazione sostitutiva?

Per conservazione sostitutiva si intende quel processo che permette di conservare documenti in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo mantiene la validità legale e fiscale dei documenti ed è in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica.

il procedimento di conservazione asseconda la Deliberazione del Cnipa n.11/2004.

Chi si deve occupare di gestire la conservazione sostitutiva?

Il responsabile della conservazione è colui che presiede e controlla l'attività stessa. Secondo la deliberazione del CNIPA n.11/2004 al Responsabile viene affidato il compito di realizzare l'archivio di conservazione con procedure autonomamente realizzate, personalizzate tramite il proprio sistema operativo, con l'unico vincolo che queste ultime siano documentate e che si garantisca la tracciabilità, l'integrità dei contenuti nel tempo e l'accesso e l'esibizione di ogni singolo documento. Non vengono richiesti particolari standard per i supporti di memorizzazione. Viene lasciata libertà al Responsabile della conservazione di utilizzare una qualsiasi tipologia di supporto. Viene anche data la possibilità di non utilizzare supporti che utilizzano la tecnologia laser (obbligo invece nella precedente normativa). Gli obblighi a cui il Responsabile deve uniformarsi sono l'impiego del riferimento temporale e della firma digitale. Vediamo nel dettaglio quali siano i compiti del responsabile della conservazione sostitutiva:

Definire caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione sulla base dei tipi di documenti (analogici o informatici) oggetto della stessa. Stabilisce di conseguenza l'organizzazione dei contenuti nei supporti ottici gestendo, nel contempo, le procedure di sicurezza, di tracciabilità e di esibizione degli stessi.
Archiviare e rendere disponibili in relazione ad ogni supporto di memorizzazione le seguenti informazioni:
- descrizione dei contenuti di tutti i documenti;
- descrizione e identificazione del responsabile della conservazione
- descrizione e identificazione delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, indicando i compiti di queste ultime;
- Indicazione delle copie di sicurezza.
Mantenere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle diverse versioni.
Verificare il funzionamento corretto del sistema e dei programmi di gestione.
Adottare tutte le misure che si rendono necessarie per assicurare la sicurezza fisica e logica del sistema deputato alla conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione.
Assicurare che sia presente un pubblico ufficiale in tutti quei casi in cui sia previsto il suo intervento, garantendo a quest'ultimo tutta l'assistenza e le risorse necessarie per il compimento delle sue attività.
Definire e trascrivere tutte le procedure di sicurezza che permettono di rispettare le norme che regolano l'apposizione del riferimento temporale.

Verifica, con cadenza periodica non superiore ai cinque anni, la leggibilità effettiva dei documenti conservati, provvedendo, quando necessario al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

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Conservazione dei documenti

Conservare comporta garantire:

- un ragionevole rapporto costi-benefici dei processi di supporto al reperimento delle informazioni sia per fini amministrativi che per ragioni storico-culturali

- annullamento dei rischi di deperimento e accessibilità alle informazioni

- alti livelli di sicurezza per garantire l'autenticità e la validità giuridica delle informazioni conservate.